Un taller esbelto: Kanban

Lean manufacturing es una filosofía de trabajo desarrollada por empresas japonesas que después de la guerra se vieron en la necesidad de optimizar los recursos al máximo para salir adelante. El resultado, 32 herramientas que nosotros como empresa de consultoría automotriz adaptamos e implementamos en su taller. En este artículo veremos Kanban.

Un taller automotriz eficiente necesita herramientas que garanticen el seguimiento claro y oportuno de las actividades, mejoren la comunicación entre áreas y eviten confusiones en los procesos. La metodología KanBan, también originada en el sistema de producción Toyota, utiliza tarjetas visuales para organizar las tareas y mantener un flujo constante de información y trabajo. En este artículo, exploraremos cómo aplicar esta herramienta en el contexto de un taller automotriz y sus principales ventajas.

¿QUÉ ES KANBAN?

KanBan es un sistema visual que permite gestionar el flujo de trabajo mediante tarjetas o señales que representan tareas o procesos. Su principal objetivo es garantizar que las actividades se realicen en el momento adecuado, con los recursos necesarios y sin interrupciones. En un taller automotriz, KanBan puede utilizarse tanto en procesos operativos como administrativos. Por ejemplo:

En el área de reparaciones: Utilizar tarjetas en una versión digital para identificar el estatus de cada vehículo (diagnóstico, en reparación, listo para entrega).

En facturación y cuentas por cobrar: Implementar un tablero para rastrear facturas generadas, paradas y pendientes de pago.

En refacciones: Gestionar pedidos de refacciones mediante estatus como cotización, pedido, en camino, recibida, entregada, entre otros.

Estas son las principales razones para implementar KanBan:

Mejorar la comunicación entre departamentos 📝

Cuando los equipos carecen de un sistema de información claro y compartido, los procesos se vuelven ineficientes. Las tarjetas KanBan ayudan a mantener informados a todos los involucrados sobre el avance de las tareas, permitiendo tomar decisiones más rápidas y precisas. Por ejemplo, si una refacción está en camino, el equipo de reparaciones puede priorizar otros trabajos mientras espera su llegada.

Evitar cuellos de botella en los procesos 🏦

Un flujo desordenado de trabajo genera saturaciones en algunas áreas mientras otras permanecen inactivas. KanBan permite visualizar cuántas tareas están en cada etapa y ajustar la distribución del trabajo para mantener el equilibrio. Por ejemplo, si en el área de diagnóstico se acumulan vehículos, se pueden reasignar recursos para liberar esa etapa y evitar retrasos en toda la línea.

Incrementar la eficiencia y la satisfacción del cliente 🚗

Un taller organizado y con procesos claros puede entregar los vehículos en tiempo y forma, lo que mejora la experiencia del cliente. Además, el personal opera con menos estrés al saber exactamente qué se espera de ellos en cada momento. Esto también fomenta un ambiente de trabajo positivo y productivo.

PASO A PASO PARA IMPLEMENTAR KANBAN EN SU TALLER

Identifique los procesos clave 🔢: Determine en qué áreas del taller es más necesario organizar y visualizar las tareas. Por ejemplo, reparaciones, inventarios o facturación.

Diseñe un tablero KanBan 🏏: Cree un espacio visual (físico o digital) donde se reflejen las etapas de cada proceso. Las columnas básicas son: Pendiente, En proceso y Completado.

Defina las tarjetas 🔹: Asigne una tarjeta a cada tarea o vehículo, incluyendo información relevante como fecha de inicio, técnico responsable y prioridad.

Implemente una versión digital 💻: Para talleres con varios interesados, utilice herramientas digitales como RMX Control que permita actualizar y compartir el estado de las tareas en tiempo real.

Capacite al equipo 🎓: Explique al personal cómo usar el sistema KanBan y los beneficios que ofrece. Involucre a todos en la creación y mejora del tablero.

Evalúe y ajuste 🔄: Realice revisiones periódicas para identificar oportunidades de mejora y asegúrese de que el sistema siga siendo efectivo.

VEAMOS UN EJEMPLO 📥➡📋➡📋➡📤

Tenemos una empresa de servicios de renta de autos, la cual, comúnmente requiere de comunicación entre el equipo de ventas y el taller interno que da mantenimiento a las unidades. Inicialmente se presentan conflictos para saber qué unidades están en pensión, mantenimiento, lavado y detallado o en renta, lo cual, generaba que la desorganización impactara en la satisfacción del cliente debido a retrasos o unidades que se ofrecían y no estaban disponibles.

A través de un tablero de Kanban, establecimos el proceso considerando pensión, mantenimiento, lavado y detallado y en renta como listas, generamos tarjetas con cada uno de los vehículos y las colocamos conforme con su estatus, agregando fechas de vencimiento para programar la fecha y hora de entrega al cliente. Posteriormente generamos usuarios e instalamos accesos en las computadoras y celulares de todos los involucrados, capacitándolos en el uso del tablero para que identificaran la información que se requería de cada parte.

Adicional a esto, agregamos un historial de servicios y etiquetas para cada persona responsable en las etapas de mantenimiento y renta, incluimos el requerimiento de fotografías de cuando se entregó la unidad y cuando se recibía de vuelta. Todo esto contribuyó a una mejor comunicación para coordinar los servicios y la mejora en la satisfacción del cliente.

Como hemos visto en el ejemplo, implementar KanBan en el taller puede tener aplicación en la asignación de actividades por persona o como herramienta colaborativa, pudiendo integrar diferentes niveles de complejidad dependiendo del proceso.

Implementar KanBan en su taller no solo mejora la operación diaria, sino que también impulsa la rentabilidad y eleva el nivel de servicio percibido por los clientes. En Reevo, estamos listos para acompañarlo en este proceso.

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