¡Bienvenidos a líder de taller! en dónde les compartiremos temas concretos que todo dueño de una empresa automotriz debe conocer. Soy Gustavo Huicochea, consultor de Reevo, y el día de hoy hablaremos acerca de cómo podemos organizar la carga de trabajo del taller, ¿qué priorizamos? ¿cuánto tiempo agendamos? y ¿cómo nos organizamos para no dejar servicios rápidos de lado?, así que ¡empezamos!
Cuando un cliente llama o se presenta en el taller, debemos definir ¿cuándo lo podemos atender o para cuando prometer la entrega?, para lo cual, el asesor de servicio y el jefe de taller deberían coordinarse y responder con base en la carga de trabajo actual. Sin embargo, cuando organizamos la carga de trabajo del taller, debemos balancear urgencias, servicios preventivos programados, clientes sin cita, diagnósticos e incluso garantías, para atenderlos lo antes posible, mantener el flujo de trabajo y además sortear algunos inconvenientes como inasistencias, tiempos de espera por refacciones o autorizaciones. Por lo que puede ser un poco más complejo de lo que parece, no obstante, todo esto se puede organizar si contamos con pautas que nos den guía para actuar.
Lo primero que deberíamos programar en el día son aquellos servicios preventivos y correctivos para los cuales ya tengamos autorizaciones y refacciones, priorizando los que tomen mayor tiempo y dejando como margen dos horas posteriores, por si tuviéramos que revisar algo adicional, traslapar servicios cortos como revisiones exprés, preventivos sin cita para los cuales si tengamos refacciones, diagnósticos o garantías, las cuales tienen mayor prioridad. Si no hubiera ninguno, podríamos hacerlos uno tras otro.
Como intermedios podemos organizar servicios preventivos para los cuales no tengamos refacciones, los cuales deberíamos ingresar lo antes posible a revisión exprés y programar iniciar el servicio preventivo al menos 3 horas después, ajustando los que ya tengamos programados, lo que nos permitirá identificar los servicios requeridos conforme con la revisión, cotizar, solicitar la autorización adicional y conseguir las refacciones autorizadas, para al final también dejar 2 horas como margen para ajustar.
Igualmente, cuando llega un cliente con un problema superficial, espera que podamos darle alguna referencia, por lo que, para satisfacer esta necesidad, podemos ofrecer un escaneo o revisión exprés. En caso de que sea algo que se pueda resolver, podemos programar a corto plazo, caso contrario, si requiere un diagnóstico a fondo podremos informar de inmediato y programarlo.
En este caso, debido a que los diagnósticos requieren un tiempo mínimo de 3 horas y en muchos casos investigación adicional, deberíamos darle al cliente una fecha promesa de 3 a 5 días para el reporte completo y una cotización para la reparación. De esta forma podemos distribuir este trabajo rellenando los espacios entre los servicios que podemos atender y entregar el mismo día. Posteriormente, si el cliente autoriza la reparación, programamos conforme con lo mencionado, hasta que tengamos la refacción.
Algo adicional a considerar son las competencias técnicas del personal, ya que de estas dependerá el cumplimiento en tiempo y calidad, evitando retrabajos y GARANTÍAS. Las cuales nos generarían trabajos intermedios adicionales, a los que se les tendría que dar prioridad.
Por último, una aplicación en la cual podemos visualizar todo lo que acabamos de comentar es Google Calendar, ya que nos permitirá ver bloques por técnico, día y hora. Lo cual nos facilitará identificar los tiempos disponibles y ajustes que podemos realizar.
En conclusión, considerar las competencias del personal, priorizar los trabajos que podamos recibir y entregar, dar margen para poder traslapar servicios inmediatos y con los que podemos avanzar, nos permitirá mantener ocupado al personal, cumplir con los tiempos prometidos y calidad.
Con esto terminamos el episodio del día de hoy. Si este contenido les gustó, no olviden suscribirse, calificarnos con 5 estrellas y compartirnos sus comentarios y experiencias acerca del tema en nuestra comunidad en WhatsApp. ¡Por último! Los invitamos a seguirnos en nuestras redes sociales, en dónde encontrarán más consejos acerca de cómo mejorar su taller. ¡Nos vemos en el siguiente episodio!
¿TE INTERESÓ LO QUE ACABAS DE ESCUCHAR? En nuestro CATÁLOGO DE WHATSAPP encontrarás todo lo que necesitas para avanzar, desde una sesión remota para aclarar dudas específicas, hasta un acompañamiento o implementación directamente en tu taller. Contáctanos enviando un mensaje y compartiéndonos más acerca de su situación para ofrecerles una solución a la medida.
