6 Claves para dar mejores instrucciones

Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

El gerente de servicio es el responsable de maximizar los recursos en el taller, y sus funciones incluyen comunicar correctamente el plan a ejecutar, sin embargo, frecuentemente vemos mensajes poco claros, que más que estratégicos parecen motivacionales, lo cual, deja al equipo motivado, pero sin saber qué hacer para lograr lo que se espera de ellos. Ejemplo:

¡Equipo! Tenemos 144 horas paradas, pero ya contamos con las refacciones necesarias para ponerlas en funcionamiento, así que vamos a trabajar juntos para recuperarlas para mañana. Además, hasta el momento hemos facturado 182 horas, lo cual es un excelente avance.

El plan para alcanzar nuestra meta es facturar 400 horas en los próximos días. Sabemos que con el esfuerzo y habilidad que cada uno de ustedes aporta, ¡es una meta completamente alcanzable! Estamos seguros de que, con trabajo en equipo, compromiso y actitud positiva, podemos lograrlo. ¡Vamos por todas!

¿PORRISTA O ENTRENADOR?

La diferencia entre un entrenador y una porrista radica en el impacto directo que tienen en los resultados del equipo. La porrista motiva y celebra, pero no cambia el rumbo del juego. El entrenador, por otro lado, analiza, diseña estrategias, entrena y ajusta en tiempo real para alcanzar las metas. Como líderes, necesitamos ser entrenadores: diseñar jugadas, asignar roles específicos y brindar dirección clara para que el equipo sepa qué hacer y cómo hacerlo. Veamos cómo.

1 Define el objetivo en términos específicos y medibles. En lugar de solo decir “recuperemos las horas”, establece metas claras.

Ejemplo:

“Sacar esas 144 horas en los próximos dos días.”

“Facturar 400 horas en los próximos 4 días aprovechando cada auto que está en el taller y sugiriendo servicios adicionales.”

2 Asigna responsabilidades claras. Divide el trabajo entre las áreas o personas.

Ejemplo:

“El equipo A se enfocará en las unidades que tienen retraso para sacarlas antes de las 3:00 PM. del día de mañana”

“El equipo B trabajará en los servicios preventivos para sacarlos en el menor tiempo posible y con calidad para compensar los retrasos.”

3 Proporciona pasos concretos Especifica qué hacer y en qué orden.

Ejemplo:

1. Reasignen las tareas conforme con lo mencionado y pidan a refacciones todo lo pendiente.

2. Prioricen las cotizaciones de servicios sugeridos a los clientes y ofrezcan 20% si nos autorizan HOY MISMO.

3. Realicen llamadas a los clientes con servicios pendientes y cierren la venta esta misma semana hasta llenar espacios.”

4 Establece tiempos límite. Divide el objetivo en hitos más pequeños con tiempos definidos.

Ejemplo:

“Para las 4:00 PM, necesitamos que todas las cotizaciones de los servicios sugeridos se hayan enviado a los clientes.”

“Para las 5:30 PM, necesitamos que todos los clientes con servicios pendientes hayan recibido el mensaje con oferta flash.”

“Para las 6:00 PM, necesitamos que el jefe de taller reporte los avances con las unidades que estaban detenidas por refacciones.”

5 Supervisa y ajusta en tiempo real. Mantén la comunicación constante para identificar problemas y solucionarlos.

Ejemplo: “Realizaremos una revisión en cada horario mencionado. Si alguien encuentra un obstáculo, notifíquelo de inmediato para tomar decisiones rápidas.”

6 Reconoce el avance y ajusta la motivación. Alienta al equipo con base en resultados concretos.

Ejemplo: “Llevamos un avance del 50% de las horas recuperadas, sigamos con el ritmo.”

Siguiendo estos pasos el gerente dará claridad a lo que se tiene que hacer para lograr los objetivos, dando al equipo no solo motivación, sino una estrategia a seguir.

ENCUESTA
¿Integras estos pasos al dar instrucciones a tu equipo?

En Reevo capacitamos a los líderes de cada área para que se tengan una comunicación efectiva y hagan más eficiente a su personal. Contáctenos.

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