¡Bienvenidos a LÍDER DE TALLER Expreso! Soy Gustavo Huicochea, consultor de Reevo y en cada episodio de este nuevo formato aclararemos dudas frecuentes respecto a la administración avanzada del taller. El día de hoy veremos qué debemos considerar antes de adquirir un software de gestión, qué debería poder hacer y cómo sacar el máximo provecho de esta herramienta, así que ¡empezamos!

Este episodio es patrocinado por RMX Control, más que un software de administración, la herramienta definitiva para dominar la operación de tu taller automotor.

Con RMX Control incrementarás la productividad, disminuirás errores, promoverás servicios y productos adicionales a través de argumentos sólidos de venta y darás seguimiento a los servicios pendientes y próximos para mantenerte siempre en la mente de los clientes.

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El software para la gestión del taller es para el dueño del negocio lo que el escáner para el mecánico, y es que si bien, esta herramienta es de gran utilidad, en manos de alguien sin conocimiento, dará resultados muy limitados, por lo que lo primero que debemos considerar antes de elegir un software, es qué tanto sabemos acerca de lo que vamos a administrar.

La administración del taller es una especialidad que pocos dominan, por lo que muchos se limitan a controlar solo ingresos, egresos y utilidades, sin embargo, la toma de decisiones basada únicamente en esta información es equiparable a querer arreglar un auto cambiando piezas sin saber por qué.

Para administrar correctamente el taller automotriz se debe conocer cuánto debe generar, cómo cobrar y por qué, cómo seleccionar y medir a tu equipo de trabajo, cómo atraer y retener clientes, el proceso a seguir para ser más eficiente, qué indicadores se deben llevar y qué decisiones te ayudarán a tomar en cada paso. Solo así, el software de administración toma sentido como una herramienta que potencia al taller automatizando actividades, mejorando la comunicación, agilizando y dando seguimiento a los procesos, recopilando información y generando indicadores de productividad, recursos humanos, marketing, ventas y financieros, para poder interpretarlos y tomar decisiones con base en ellos.

DATOS FINANCIEROS

Para empezar, existen datos que el GERENTE DE SERVICIO debe conocer y en el mejor de los casos, el software debe ayudarle a calcular. El primero es CUÁNTO ES LO MÍNIMO QUE DEBE GENERAR EL NEGOCIO, y es que muchas personas tienen un taller sin saberlo, lo cual, es como conducir sin un destino ni fecha de llegada. Este cálculo se hace conforme con la inversión inicial y una expectativa de ganancias. En general, un negocio rentable debería dar un rendimiento superior al 13% mensual.

Habiendo invertido en la infraestructura, equipo y herramienta, debemos mantener el negocio funcionando. Para esto, se consideran costos mensuales como nómina fija, variable y otros recursos que nos ayudarán a dar el servicio. Debido a que es necesario generar esta cantidad mensual para mantener el taller operando, a este valor se le considera “punto de equilibrio”. Ahora bien, alcanzar ese punto de equilibrio no es cuestión de suerte. Por lo que para garantizar que lo superemos es necesario dividir todos nuestros costos y ganancias estimadas entre un número de horas disponibles para generar esta cantidad. Así, tendremos un precio mínimo por hora de mano de obra.

En esta etapa, el SOFTWARE nos ayuda a saber si tenemos un problema desde el modelo de negocio, ya que, si los costos son demasiados y las horas disponibles muy pocas, el precio por hora podría ser excesivo para el valor agregado que el cliente percibe. Aun así, hay talleres que manejan el precio medio del mercado, por lo que salen con pérdidas, dependen de las ganancias variables de las refacciones y no generan utilidad para invertir en marketing o en más personal, lo que los mantiene estancados desde el arranque.

AUTOMATIZACIÓN DE PROCESOS

Cuando atendemos a los clientes, debemos seguir un proceso que implica la toma de datos, registro, solicitud de cotizaciones, presupuestos, autorizaciones, organización de la carga de trabajo, suministro de información técnica y refacciones, registro de horas, ingresos y costos, además del seguimiento a servicios pendientes y futuros de cada caso particular, siendo lo ideal que a cada paso siga un protocolo que ahorre tiempo, evite errores y mejore la comunicación con los mismos.

En este caso, el software nos puede ayudar a realizar una serie de preguntas cuando recibimos al cliente, lo que ahorrará tiempos en el diagnóstico; a sugerir servicios por kilometraje cuando ingresamos este dato, lo que abrirá oportunidades de venta; a dar una justificación detallada de los servicios recomendados para incrementar el porcentaje de cierres; a agilizar la cotización de refacciones y envío de información técnica al taller con mensajes automatizados; a agendar correctamente los servicios para no prometer fechas que no se puedan cumplir, así como a programar recordatorios para darle seguimiento a servicios pendientes y próximos EN CADA CASO, lo cual, reduciría tiempos en la operación e incrementará SU NIVEL DE satisfacción. Esto hará que el taller pueda atender a más clientes con el mismo número de personas.

ANÁLISIS DE LA OPERACIÓN

Ahora bien, cada actividad realizada durante la operación genera información que, si bien pudieran parecer datos dispersos, el software debería poder ordenarlos de forma que sea útil para la toma de decisiones.

En el caso de Marketing podemos evaluar qué estrategia es la que funciona mejor, qué tipo de clientes y servicios estamos atrayendo, tipo de vehículo que deberíamos considerar para conseguir refacciones específicas, qué días son los de menor tráfico para implementar una estrategia de atracción O cuál es el servicio con mayor utilidad, entre otros.

En cuanto a la Operación, las horas facturadas por técnico nos darán pauta de quién es más productivo, quién tiene más garantías, de si falta equipo, herramienta o capacitación para algún tipo de servicio; ASIMISMO EL ticket promedio nos dirá si el asesor de servicio está recomendado servicios adicionales o falta mejorar sus habilidades en ventas y negociación. IGUALMENTE SABREMOS si el cliente dejó servicios pendientes y cuál es su próxima fecha de servicio para prever la carga de trabajo, Y la información de la compra de refacciones nos puede dar UN PANORAMA de los precios del mercado, quién es el mejor proveedor y qué refacciones podemos tener en inventario por su alta rotación.

A partir de TODO LO ANTERIOR, el gerente debe evaluar si los recursos actuales están siendo UTILIZADOS EN FORMA rentable, SI SE REQUIERE DE hacer cambios COMO invertir en más personal, equipo Y herramienta o SI SE JUSTIFICA LA expansión a una nueva sucursal dependiendo de la fase del ciclo de desarrollo en la que se encuentre EL NEGOCIO.

Así como comprar un escáner no te hace mecánico, un software para el taller no mejorará tu administración si antes no te capacitas para llevar un verdadero control. Por esta razón, RMX Control te proporciona el conocimiento y herramientas necesarias.

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Con esto terminamos el episodio del día de hoy. Si este contenido les gustó, no olvides suscribirte, calificarnos con 5 estrellas y compartirnos tus comentarios y experiencias acerca del tema en nuestra comunidad en WhatsApp y redes sociales, en dónde encontrarás más consejos acerca de cómo mejorar tu taller. ¡Nos vemos en el siguiente episodio!