Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

Etiquetas: Procedimientos, diseño de procesos

Un procedimiento es el modo en que se ejecuta una tarea o acción y tiene su valor cuando se documenta la mejor forma conocida de hacer una actividad con fines de conservar ese conocimiento, transmitirlo y mejorarlo para incrementar la productividad y calidad. En el taller existen diversas actividades que se llevan a cabo de manera repetitiva y que forman parte del conocimiento de algunos de los que ahí trabajan, sin embargo, requerimos que ese conocimiento sea comunicado a todos para elevar el nivel del taller y el mismo no dependa solo de algunas personas. Por otro lado, debemos ser conscientes de que las personas con más experiencia no siempre estarán ahí para transmitir su conocimiento, el cual se perderá si no es documentado correctamente.

¿Cuánto detalle se debe incluir en nuestros procedimientos?

El nivel de detalle de los procedimientos dependerá de la tarea en cuestión. Las tareas más simples como revisar los niveles de aceite pueden describirse en pasos breves mientras que las tareas que involucran a varias personas, pasos de seguridad adicionales o personal calificado requerirán más detalles escritos en el procedimiento. Por ejemplo, cuando se utiliza equipo de succión de aceite, se deben integrar los pasos específicos para la correcta operación de la máquina.

Algunos tipos de contenido en un procedimiento son:

• Nombre de la actividad
• Dificultad de la tarea
• Tiempo estimado
• Seguridad y equipo de protección
• Responsabilidades
• Herramienta necesaria
• Pasos
  • Advertencias y precauciones
  • Listas de verificación
  • Notas
• Diagrama de flujo
• Ayudas visuales
  • Puntos que verificar
  • Puntos que evitar
• Entre otros

Además, se deben establecer los parámetros para detectar condiciones, por ejemplo, cuándo se necesita un reemplazo en función del estado de una bujía, el espesor de un disco o balatas o la obstrucción de un filtro. Proporcionar detalles específicos sobre la forma en que se mide o los valores mínimos o máximos ayudará.

Una buena práctica es utilizar “lecciones de un paso” o LUP´s las cuáles son fichas que resumen los procedimientos con los puntos más importantes, siendo una referencia visual para el personal que ya conoce los detalles, sin embargo, no representa un sustituto del procedimiento en detalle.

¿Cuál es el mejor formato?

Al desarrollar el procedimiento debe recordar que son para mejorar la productividad y calidad por lo que deberá ajustar su presupuesto y procesos para potenciar estos resultados en su taller. Algunos talleres pueden usar procedimientos impresos, mientras que los más grandes pueden requerir pantallas y/o tabletas donde venga la información requerida e incluso puedan registrar información capturando texto y fotos. Todo dependerá de los resultados que quiera lograr y el presupuesto disponible.

Registro de información

Los procedimientos no solo sirven para dar información, sino también pueden agilizar su registro para un análisis posterior o la elaboración de un reporte por lo que en ocasiones incluyen formatos de registro o listas de verificación adjuntas que ayudan a que no se omita ningún punto. Al seleccionar un sistema de registro, tenga en cuenta aspectos como la documentación, el análisis y la facilidad de uso. Muchos talleres pueden lograr suficiente documentación de información mediante la utilización de un formato predeterminado que se imprime y suministra al personal para verificar, registrar, solicitar cambios o recursos, entre otros. Estos registros pueden incluirse en el reporte o no.

Los sistemas avanzados que implementan dispositivos portátiles brindan a los usuarios numerosas opciones para ingresar datos, archivar y analizar los resultados. Los registros se pueden configurar para generar órdenes de compra, solicitudes de cambio en el alcance del trabajo o recopilar información importante para el taller. La tendencia de los datos es otro beneficio, ya que puede registrar tipos de aceite, refacciones utilizadas, tiempos de ejecución de cada trabajo y comentarios como parte de la información que puede servir para la mejora de los mismos procesos y procedimientos.

Por supuesto, un taller puede comenzar con procedimientos y registros de papel, pero luego verá la necesidad de un sistema más avanzado para incrementar su productividad. Incluir detalles adicionales en sus procedimientos generalmente conducirá a un menor tiempo de inactividad y la detección oportuna de problemas importantes.

Actualización

Siempre se puede mejorar. Los procedimientos son documentos que requieren actualización constante y estas dependerán de la herramienta con la que se cuente, la experiencia del técnico que lo ejecuta, las nuevas tecnologías, entre otras variables, por lo que, es recomendable hacer una revisión cada año asegurándose de que sigan siendo vigentes. Al revisar un procedimiento podemos preguntarnos:

• ¿Qué se puede hacer mejor?
• ¿Cómo se puede hacer más rápido, seguro o cómodo?
• ¿Qué hemos aprendido que no está en el documento actual?
• ¿Tenemos nuevas herramientas que faciliten el trabajo?

Un procedimiento documentado sirve para que las actividades en el taller se hagan siempre de la misma manera, preferentemente, la mejor.

En Reevo le damos soporte con la elaboración de procedimientos para todas las tareas del taller bajo los más altos estándares, así como en la generación de lecciones de un punto que son herramienta fundamental en la mejora de la ejecución de las tareas. Contacte con nuestro equipo de consultores y mejoremos la rentabilidad de su taller a través de la satisfacción del cliente.

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