Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.
La administración de una empresa automotriz requiere concentrar diversa información en un solo lugar. Para esto, se pueden utilizar herramientas automatizadas en mayor o menor medida que justificarán su costo de inversión conforme faciliten las actividades requeridas para su alimentación y entreguen información útil para el negocio.
Una empresa de servicio automotriz integra diversos procesos como atención al cliente, servicio electromecánico, lavado, almacén, servicios externos, recursos humanos, contabilidad y otros que varían conforme con los servicios que se ofrecen. Cada uno de estos procesos genera información relevante que debe ser concentrada e interpretada en diferentes niveles y puestos para asegurar que estemos trabajando de la mejor forma. A partir de esta necesidad se generan diversas plataformas de compra única y en línea para administrar todo en un mismo lugar, sin embargo, al momento de elegir, la mayoría de los propietarios de un negocio no saben realmente qué requieren y el valor que le puede aportar.
Falsas expectativas
Antes de abordar directamente lo que cualquier plataforma debería incluir, es importante aclarar que ninguna plataforma, ya sea en línea o de pago único va a llenarse e interpretarse sola. En ocasiones se esperan cambios radicales en la administración por el hecho de contar con un sistema de este tipo, sin embargo, frecuentemente nos damos cuenta qué lo que se ha ingresado está incompleto o es información errónea. La alimentación de la información requiere trabajo constante y seguimiento.
Automatización
Si bien se puede llevar la administración de un negocio con herramientas básicas como Excel, el valor de las plataformas está en la automatización e integración de la información. La facilidad con la que se ingrese la información en un solo punto y se conecte con las diversas áreas donde es requerida, ahorrará tiempo y el tiempo es dinero.
Atención al cliente
Toda empresa de servicio automotriz requiere mantener contacto con los clientes y la plataforma de administración debería facilitar esta tarea integrando como mínimo:
- Base de datos
- Encuestas de satisfacción
- Enlace con algunas aplicaciones de comunicación
- Historial de servicios
- Protocolos de atención
- Recordatorios
De manera que los asesores de servicio puedan brindar información oportuna, ofrecer servicios sugeridos por kilometraje y generar más ingresos por visita.
Operación
A lo largo del servicio se suman diversas actividades que si bien, el cliente no ve, deben ser controladas en detalle. Desde la orden de servicio hasta la entrega se requerirá que la plataforma nos permita registrar y administrar:
- Orden de servicio
- Diagnóstico
- Presupuestos
- Autorizaciones
- Evidencias
- Comentarios
- Precios de refacciones
- Tiempo y técnico asignado
- Estatus de la unidad
Almacén
Toda empresa de servicio automotriz maneja insumos y refacciones que deberán ser administradas de forma clara para mantener un control detallado. Algunas funciones que una plataforma debería tener son:
- Control de inventarios (máximo, mínimo y punto de reorden)
- Costos y precios de venta
- Directorio de proveedores
- Registro de entradas y salidas
Indicadores de desempeño
Toda la información ingresada dentro de un software de administración tiene el propósito de registrar movimientos que deberán ser estructurados para ser interpretados por la gerencia. Dentro de estos indicadores deberán encontrarse datos relevantes del negocio que permitan a los altos mandos tomar decisiones basados en información real. Algunos indicadores deberán ser:
- Cuentas por cobrar
- Cuentas por pagar
- Marcas de vehículo atendidos
- Número de horas trabajadas por cada técnico
- Porcentaje de refacciones vs mano de obra
- Servicios realizados
- Servicios en proceso
- Utilidades por periodos de tiempo y tipo de empresas
Si bien los procesos centrales del negocio son los que diferencian a un software dedicado para empresas de servicio automotriz, existen procesos complementarios como contabilidad y recursos humanos que se utilizan en cualquier empresa y deberían estar integrados en la plataforma.
Por último, pero no menos importante, la plataforma deberá ser compatible con diversos dispositivos y dar acceso a los usuarios suficientes para ingresar y consultar la información, independientemente de donde se encuentren.
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