Por Gustavo Huicochea Hernández. Reevo.

¿Le has pedido a un empleado tener más iniciativa? Deberías entender el costo de una iniciativa mal entendida y por qué es el principal enemigo de los procesos en tu taller.

Hoy, en una reunión de seguimiento, escuché a un patrón decir que esperaba más iniciativa de un empleado: que resolviera problemas, se involucrara en cualquier contratiempo y, en definitiva, hiciera que las cosas pasaran. Si bien estoy de acuerdo en que el personal debe ser proactivo y buscar soluciones, la verdadera iniciativa NO consiste en asumir el trabajo de otro, sino en identificar y hacer notar lo que falta para sacar el trabajo adelante.

🔍 El dilema de la “iniciativa mal entendida”

📌 Ejemplo 1: La información perdida

El taller cuenta con un sistema en el que se registra la información de las unidades, pero el asesor no lo actualiza. En lugar de dirigir al asesor para que cumpla con su responsabilidad, el dueño espera que el jefe de taller se dedique a buscar y recabar la información.

Consecuencias:

• Sobrecarga del jefe de taller: Al asumir esta tarea, diluye su función crítica de supervisión.
• Pérdida de tiempo: Se desperdicia tiempo valioso que debería dedicarse a coordinar y supervisar el equipo.
• Descontento e irresponsabilidad: Se genera una cultura en la que se espera que alguien haga lo que no es su función, afectando la eficiencia y la motivación.

📌 Ejemplo 2: Intervención desordenada

El jefe de taller es interrumpido constantemente por el dueño, quien da instrucciones directas a los técnicos. El dueño actúa sin contar con la información completa sobre la carga de trabajo, refacciones, prioridades o capacidades de cada técnico, y solo interviene de forma momentánea sin hacerse responsable de la operación hasta la entrega final.

Consecuencias:

• Desorden en la operación: La intervención descoordinada impacta negativamente en los tiempos de entrega de otras unidades.
• Retrasos y confusión: La falta de información completa y de una estrategia coordinada causa retrasos y confunde al equipo.
• Falta de liderazgo claro: La intromisión del dueño desmotiva al equipo y dificulta la toma de decisiones informadas.

💰 El costo oculto: Sobrecarga, nómina y reclutamiento

En muchos talleres, el dueño o el personal de larga data suele realizar la mayoría de las funciones. Para escalar el negocio, es indispensable separar estas funciones en puestos específicos y bien delimitados, a pesar de la resistencia inicial a ceder el control. Analicemos los datos que justifican este cambio:

1️⃣  Gestión de nómina

Cuando un empleado asume todo el proceso (cotizar, recibir autos, asignar técnicos, coordinar reparaciones, etc.), se generan dos problemas principales:

• Remuneración elevada:
  Un empleado con capacidades multitarea demandará una remuneración mayor, elevando los costos de nómina.

Ejemplo matemático:

• Escenario multitarea:
  Con 3 asesores que pueden manejar 5 clientes a la semana cada uno, se atienden 15 autos por semana y 60 autos al mes. Si cada asesor tiene un costo promedio de 22,000 pesos, el gasto total en nómina es de 66,000 pesos mensuales.

• Escenario especializado:
  Al definir roles claros (3 asesores, 1 refaccionista, 1 jefe de taller), se pueden atender hasta 150 autos al mes. Además, al contratar personal para cada función, los salarios son menores para roles específicos, optimizando el costo total de la nómina.

2️⃣  Reclutamiento de Talento

La ausencia de roles definidos complica la contratación de candidatos con competencias puntuales:

• Buscar prospectos que asuman múltiples funciones eleva el presupuesto y genera insatisfacción, ya que se debe pagar más por perfiles multitarea.
• Con roles especializados, el proceso de reclutamiento se vuelve más preciso, ya que se sabe exactamente qué competencias se requieren para cada puesto.

📖 Historia real: El caso de un taller en CDMX

En un taller de CDMX, el negocio dependía al 100% de un asesor que llevaba todo el proceso con los clientes, sin contar con un refaccionista ni un jefe de taller. Este asesor se volvió crucial para la operación y su nómina aumentaba conforme el negocio crecía.

Sin embargo, al conseguir más trabajo, el asesor se saturó: comenzó a cometer errores, generar retrasos y enfrentar sanciones por parte de los clientes.

Al intentar reclutar personal con el mismo perfil multitarea, se descubrió que:

• Los prospectos atraídos con un salario estándar no cumplían todas las funciones necesarias.
• Los candidatos que sí lo hacían resultaban costosos y salían del presupuesto.

La solución llegó al establecer procesos y perfiles de puesto bien definidos:

• Se contrató personal para cada función, ajustando los salarios a las competencias requeridas.
• No todo fue sencillo:

• Al principio, el asesor, acostumbrado a manejar todo, tuvo dificultades para adaptarse y ceder el control total de la operación.
• Los dueños tuvieron que esforzarse por conocer los procesos, consultar la información a la persona adecuada y utilizar la plataforma correcta.

• Con el tiempo, al completar el equipo y definir responsabilidades, el taller experimentó un aumento notable en el flujo de trabajo, escalabilidad y rentabilidad.

✅ Conclusiones y recomendaciones para el dueño del taller

1. No confundas iniciativa con sobrecarga:
   La verdadera proactividad consiste en identificar y comunicar lo que falta, no en asumir tareas ajenas que generan caos y elevan costos.
2. Define roles y procesos claros:
   Establece descripciones de puestos detalladas para que cada empleado sepa sus límites y responsabilidades. Esto mejora la eficiencia y evita que un solo empleado se sobrecargue.
3. Optimiza la gestión de nómina y el reclutamiento:
   El análisis matemático demuestra que, al especializar roles, la capacidad de atención se incrementa significativamente (de 60 a 150 autos por mes) y se pueden ajustar los salarios a funciones específicas, reduciendo el costo total de la nómina.
4. Invierte en capacitación y comunicación:
   Fomenta reuniones periódicas para revisar procesos y ajustar responsabilidades. Una cultura de mejora continua y comunicación abierta ayudará al equipo a adaptarse a la nueva estructura y a trabajar de manera coordinada.

Adoptar estos principios te permitirá transformar la operación de tu taller, mejorar la eficiencia, reducir costos y crear un ambiente de trabajo más organizado y rentable. ¡La iniciativa bien dirigida es el motor que impulsa el éxito!

💡 Preguntas para reflexionar:

1. ¿Qué tareas están siendo asumidas por empleados fuera de sus funciones y cómo afecta esto la eficiencia del taller?
2. ¿Cuánto impacta en la nómina el tener un empleado multitarea en comparación con roles especializados?
3. ¿Cómo puede la definición clara de roles facilitar el reclutamiento y mejorar la rentabilidad de tu negocio?

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